- Mistä projektista on kyse?
- Kerro, mitä projekti tarkoittaa. Kerro lyhyesti yrityksestä sekä mistä projektista on kyse.
Projektissa on kaksi selkeää piirrettä, joiden myötä projekti poikkeaa pysyvästä organisaatiosta. Projektilla on yksi hallitseva ja ainutlaatuinen tarkoitus. Projekti on väliaikainen organisaatio, joka lopetetaan, kun tavoite on saavutettu. 14/kotona oleva kirja
Projektissa on viisi vaihetta. Eri vaiheissa voidaan hyödyntää projektiin osallistuvien erilaisia taitoja ja persoonallisuuksia. Usean vaiheen etuna on se, että päätökset voidaan tehdä vaihe vaiheelta tukeutuen joka kerta siihen aineistoon, joka on aikaansaatu edellisissä vaiheissa. Projektin ohjaaminen on selkeämpää ja se myös paranee. Vaiheiden seurauksena lisäksi syntyy tuloksia, joita hyödynnetään myöhemmissä vaiheissa. 16/kotona oleva kirja
Aluksi tulee tehdä selkeä, realistinen ja projektia ohjaaja kirjallinen puitesuunnitelma. Puitesuunnitelma pitää sisällään projektin tausta, ongelma, visio, rajaukset, aikataulu, voimavarat, kriteerit ja yhteistyökumppanit sekä toimeksiantajan. Ensimmäisessä vaiheessa ongelmaa pohditaan ja eritellään. Toisessa vaiheessa pohditaan erilaisia vaihtoehtoisia ratkaisuja. Vaiheessa kolme kirkastuu ratkaisun alustava toteutussuunnitelma. Pohditaan ratkaisuja mahdollisille ongelmatilanteille ja varmistetaan tarvittava osaaminen. Neljännessä vaiheessa toteutetaan suunnitelma ja viidennessä vaiheessa luovutetaan tulos. 16-18./kotona oleva kirja
Projektin menestyksekkäällä käynnistämisellä on iso merkitys sen menestykselliseen toteutukseen. Käynnistämisvaiheessa pidetään tavanomaisesti erillinen seminaari tai kick off -tilaisuus. Tilaisuuden tarjonta vaikuttaa projektiin sitoutumiseen, ilmapiiriin ja asennoitumiseen projektin tavoitteisiin. Jos henkilöt eivät ole tietoisia projektista kokonaisuutena, he eivät silloin osaltaan tue sen etenemistä. Aloitustapahtuman merkityksenä on kertoa yleisesti projektin tavoitteista ja sisällöstä. Projektiin osallistujien motivoimiseksi on tärkeää, että he tunnistavat oman yksilöllisen roolin projektissa. Myös projektiin kuuluvan positiivisuuden ja ilmapiirin nostatus on oleellinen projektin aloitustapahtuman tavoite. Tilaisuuden tulee olla niin houkutteleva, että henkilöt osallistuvat siihen ja mieltävät saavansa siitä vastinetta panostamalleen ajalle.
Kick off -tilaisuudessa voi käydä läpi esimerkiksi projektin tavoitteet ja sisällön, projektin työntekijöiden tehtävät, projektiryhmän työskentelyn aloittamisen, tavoitteet ja säännöt sekä raportointikäytännöt.86/156
(9 käynnistäminen/Hallittu projekti, Mäntyneva, M. 2016. Hallittu projekti: jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen. Kauppakamari.
Projektia ei ole ilman ihmisiä eli tärkein voimavara projektissa ovat siinä olevat ihmiset. 103/kotona oleva kirja
Projektit ovat ”prosesseja”. Projektissa työtä tekevät ihmiset ovat se tekijä, joka nämä prosessit tekee. Rakenteen ja projektin suhdetta pystytään havainnollistaa siten, että rakenne on järjestystä ja selkeyttä, kun taas prosessi on luovuutta. Molemmat ovat yhtä tärkeitä. Ilman rakennetta projekti hajoaa käsiin, ilman prosessia ei synny mitään uutta. 105/kotona oleva kirja
Yritys on Kuninkaankallion tuetun asumisen palveluasumisen yksikkö. Kuninkaankallion tuettu asuminen ja palveluasuminen tarjoaa ASUNTO ENSIN – periaatteen mukaista asumista pääasiassa alle 65-vuotiaille asunnottomille ihmisille. Asumispalveluiden tavoitteena on mahdollistaa asukkaalle asumisen pysyvyys ja oma koti sekä huolehtia asumisen turvallisuudesta. Asukkaat ovat oman yhteisönsä aktiivisia toimijoita ja he ovat mukana toiminnan suunnittelussa sekä toteutuksessa. Useilla asukkailla on mielenterveyden haasteita ja he ovat aktiivisia päihteiden väärinkäyttäjiä. Yksikkö sijaitsee luonnonkauniissa ympäristössä Espoon Järvenperässä, aivan perustajamme Aurora Karamzinin kartanon tuntumassa. Projektinani on suunnitella ja järjestää päihteetön kesäjuhla asukkaille. Kuninkaankallion piha-alue on vehreä ja kaunis. Piha-alueella on laajat nurmialueet, puita, pensaita ja kukkaistutuksia. Piha-alueella on pihakalusteet, joihin asukkaat mahtuvat istumaan ja ruokailemaan. Yksikössä on myös mahdollista ruokailla sisätilassa, jos vaikka sade yllättäisi juhlaväen. Projektiini osallistuvat aktiivisesti työntekijät ja asukkaat. Työntekijät ja asukkaat valmistavat yhdessä tarjottavia ruokia kesäjuhlaa varten suuressa monitoimitilassa, jossa on erillinen keittiötila. Pidämme palavereja työyhteisössä liittyen projektiini. Yksikössä on asukkaita n.70. Henkilökuntaa tuetussa ja palveluasumisessa on 16. Henkilökuntaan kuuluu lähihoitajia, ohjaajia, sosionomeja, yksikönjohtaja ja sairaanhoitajia. Kesäjuhlassa tarjotaan asukkaille ruokaa ja alkoholitonta juomaa sekä juhlaan palkataan esiintymään artisti, joka esittää asukkaille elävää musiikkia. Juhlan kesto on n.2 tuntia ja juhlaan osallistuu henkilökunnasta työvuorossa olevat henkilöt.
- Tavoitteet
- Oppimistavoitteet
- Projektin tavoitteet
Kerro omista tavoitteistasi oppimisen suhteen peilaamalla opintojakson tavoitteisiin. Sen lisäksi kerro projektin tavoitteet yrityksen näkökulmasta.
1.Oppimistavoitteet
Haluan oppia toimimaan projektin vetäjän roolissa ja haluan oppia tukemaan tiimiä projektissani ja kaikessa toiminnassamme. Osaan reflektoida omaa oppimaani ja tunnistan omat kehittämistarpeeni sekä osaan ottaa vastaan myönteistä ja rakentavaa palautetta. Haluan toimia projektissa vastuullisesti ja tavoitteellisesti. Yrityksen tavoitteena on luoda asukkaille mieleen painuva ja ainutlaatuinen yhteisöllisyyttä nostattava kokemus. Projekti lisää asukkaiden ja henkilökunnan yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä tuo asukkaita lähemmäs päihteetöntä elämää. On tärkeää, että henkilökunnan järjestämät tapahtumat ovat päihteettömiä, jotta päihteisiin addiktoituneet asukkaat saavat positiivisia kokemuksia myös päihteettömästä ajanvietosta. Myös avoin ja yhdenvertainen vuorovaikutuksellinen ilmapiiri lisää yhteisöllisyyttä ja antaa koko yhteisölle lisää potkua yhteisessä arjessa. Tapahtumat ovat matalan kynnyksen tapahtumia, joihin kaikki asukkaat saavat osallistua.
2. Projektin tavoitteet
Projektimaisesti organisoitu toiminta kasvaa useilla aloilla ja jäntevän projektinhallinnan tarve korostuu vielä lisää organisaatioiden arjessa. Organisoimalla tietty tehtäväkokonaisuus projektiksi saavutetaan useita etuja. Projektien avulla kyetään parantaa toiminnan ohjattavuutta ja mitattavuutta. Eräs syy projektitoiminnan lisääntyvään kasvuun on, että projektit ovat selkeän tulossuuntautuneita. Tämä helpottaa myös asioiden keskinäistä priorisointia. Kun projektiorganisaatiolla on yhteisiä tavoitteita, niin se helpottaa päätöksentekoa.9/156
Projektitoiminnan tavoilla on mahdollista kehittää organisaation nykyistä tilaa kohti strategista tavoitetilaa. Organisaation johdolla tulee olla projektitoiminnan suuntaamiseen, ohjaamiseen ja seurantaan kuuluvat käytännöt ja tarvittava osaaminen. Kehittämistä painottavissa organisaatioissa kehittämistyö kuuluu osana jatkuvaa toimintaa, jota tuodaan käytäntöön suunnitelmallisesti. Projektit liittyvät lisääntyvässä määrin organisaatioiden toimintaan.9/156
Menestyksellisesti tuotetussa projektissa projektin tavoitteet ja perustehtävä ovat selkeinä koko projektin ajan. Projektiryhmä tukee omalla panoksellaan projektin toteutusta. Kehittämisprojekti tuottaa positiivisia ja tavoiteltuja muutoksia kehitettävälle toiminnalle ja yritykselle. Organisaation kehittämistyötä tukee luottamuksellisuus ja avoin vuorovaikutus. 9/156
- Projektiorganisaation kuvaus ja projektitiimin jäsenten vastuut sekä resursointi kuhunkin tehtävään ja budjetti
Kerro mitä projektiorganisaatio tarkoittaa ja kerro omasta projektiorganisaatiosta.
Projektiorganisaatio tuo toteen projektin. Projektin koko ja persoonallisuus vaikuttavat sen organisoitumiseen. Projektiorganisaation suorituskyky on suureksi osaksi riippuvainen sen käytössä olevista henkilöresursseista ja osaamisesta. Projektissa mukana olevien ihmisten tietotaito, verkostot, aikaisempi kokemus ja persoona vaikuttavat projektikokoonpanon koostumukseen ja suorituskykyyn. Onnistuneelle projektille on tavanomaisesti ominaista se, että osallistujat kyetään saamaan sitoutettua projektin tavoitteisiin ja toimintaan.
Projektiorganisaatio muodostuu projektiryhmän ja projektin ohjausryhmän lisäksi mahdollisista projektissa työskentelevistä asiantuntijoista. Jos organisaatio työskentelee vain tietyn projektin edistämiseksi, voidaan puhua projektiorganisaatiosta. Projektiorganisaatio on määräaikainen ja lopetetaan projektin loputtua. Tavanomaisesti projektiorganisaatiolla tuetaan pysyvien organisaatiorakenteiden toimintaa. 20/156
Kerro projektitiimin jäsenten vastuista sekä resurssoinneista.
Projektipäällikkö on vastuussa projektin menestyksellisestä toteuttamisesta ja projektinhallinnasta.
Tämän tavoitteen myötä projektipäällikön tehtävänä on johtaa projektia tulostavoitteisesti, saada henkilöt sitoutumaan kyseisten tavoitteiden saavuttamiseen ja kantaa vastuu siitä, että projektiorganisaatio kykenee työskentelemään mahdollisimman tehokkaasti.
Koska projekteja on hyvin erilaisia, on luonnollista, että projektipäälliköiden tehtävät monenlaisissa projekteissa eroavat paljonkin projektin luonteesta riippuen. Toiset projektit tuovat esille projektipäällikön osaamisen ja ominaisuuksien tiettyjä näkökulmia ja toisissa projekteissa taas kyseiset seikat voivat olla vähemmän merkityksellisiä.37/156
Budjetista voit kertoa siinä määrin, mitä yritys on valmis kertomaan julkisesti.
Projektille ja sen osille liittyy suoria ja epäsuoria kustannuksia. Muun muassa projektin suorista kustannuksista ovat: työntekijöiden työaika, raaka-aineet ja kalusto ja niin edelleen. Epäsuoria ovat kustannukset, jotka tulee kohdentaa projektille erikseen laskennallisesti. Ne kohdentuvat todennäköisesti muullekin toiminnalle tai useammalle projektille. Esimerkkeinä projektille kohdennettavista epäsuorista kustannuksista ovat: toimitilakustannukset, toimistotarvikkeet ja kalusteet, puhelin- ja tietoliikennekulut, vakuutukset ja yleishallinnolliset kulut. Sekä kyetään budjetoida odottamattomien kulujen varalta joku prosentuaalinen osuus kaikista kustannuksista. Varautumiserä antaa projektipäällikölle liikkumavaraa ilman, että odottamattomat kustannukset johtavat heti projektin budjetin ylittymiseen. Projekteissa, joista toteuttajalla on runsaasti aiempaa kokemusta, odottamattomien kustannusten suhteellinen osuus on melko pieni, mutta täysin uudentyyppisissä projekteissa se tyypillisesti nousee.77/156
